Aperçu

À propos de Utah Valley University (UVU)

L'Utah Valley University est une université publique multi-campus qui dessert plus de 45 000 étudiants et 7 000 employés, y compris des professeurs, du personnel, des travailleurs à temps partiel et des employés étudiants. Reconnue pour son modèle à double mission consistant à combiner des universitaires de haut niveau avec des programmes professionnels axés sur la communauté, UVU fonctionne avec un engagement envers des « soins exceptionnels », la conviction que les employés doivent être perçus, soutenus et valorisés en tant que personnes, et non seulement en tant que rôles.

Cette croyance apparaît également dans le langage courant. Il y a quelques années, le département des RH d'UVU a été rebaptisé « Personnes et culture » — un petit changement qui a marqué un changement beaucoup plus important dans la façon dont l'université pense de l'expérience des employés.

Le défi

Centralisation et mise à l'échelle d'une culture de reconnaissance multi-campus

La reconnaissance à UVU n'a jamais été envisagée après coup. Des cris entre pairs aux cérémonies de remise de prix à grande échelle, l'appréciation se manifeste aussi bien dans les moments de la vie quotidienne que dans les grandes étapes. Des programmes comme « Wolverine Sightings » entre pairs faisaient déjà partie de la vie sur le campus. Les employés se reconnaissent mutuellement. Les dirigeants ont renforcé les valeurs. Les fondements culturels étaient solides.

Mais au fur et à mesure que l'université grandissait, la complexité de tout gérer augmentait également. UVU ne gérait pas un ou deux programmes de reconnaissance, mais des dizaines. Les prix départementaux, les distinctions collégiales, les reconnaissances à l'échelle du campus et les programmes axés sur les candidatures comme PACE nécessitaient tous une coordination distincte. Chacun vivait dans son propre outil : un sondage ici, un formulaire là, une boîte de réception ailleurs. Tout rassembler signifiait un travail manuel et des données fragmentées, et la plus grande partie de la reconnaissance qui s'est produite se faisait uniquement entre le donneur et le destinataire.

« Avant Awardco, nos programmes étaient dispersés et cloisonnés... un sondage ici, un formulaire là. Ce n'était pas une expérience très cohérente. Il n'y avait pas vraiment une façon cohérente de faire les choses. »
Maddie Bagley, spécialiste de l'appréciation, personnes et culture, Université de la vallée de l'Utah

Les UVU n'avaient pas besoin de créer une culture de reconnaissance. Ils avaient besoin d'un moyen de le relier, le faire évoluer et le rendre visible sur un campus qui ne cessait de croître.

La solution

Facilité de reconnaissance et visibilité étendue

Awardco a donné à UVU une plateforme unique pour rassembler sa stratégie de reconnaissance, sans changer ce qui a déjà fonctionné.

Au lieu de passer d'un outil à l'autre, les employés avaient maintenant un seul endroit pour envoyer un message, nommer un collègue ou participer à l'un des programmes qui se déroulent sur le campus. La reconnaissance qui passait inaperçue auparavant vivait maintenant dans un flux partagé où le reste de l'université pouvait la voir.

« C'est devenu un guichet unique... si je veux reconnaître une étape importante, donner un clin d'oeil ou nommer quelqu'un pour un prix, je sais exactement où aller. »
Maddie Bagley, spécialiste de l'appréciation, personnes et culture, Université de la vallée de l'Utah

Il est important de noter que cette visibilité ne dépend pas du fait que les employés se connectent tous les jours. Il les rencontre là où ils sont déjà. Par Alertes par e-mail My Circle, les professeurs et le personnel reçoivent des mises à jour chaque fois que des collègues de leur réseau sont reconnus. La reconnaissance arrive dans leur boîte de réception, aucun effort supplémentaire requis. Au fil du temps, ces petits points de contact s'additionnent. Les employés suivent les histoires de leurs pairs, célèbrent les victoires dans tous les départements et se sentent plus connectés à l'université au sens large.

Nominations en tant que moteur culturel

Chez UVU, la reconnaissance ne se produit pas seulement dans le moment présent. Il se construit tout au long de l'année et culmine avec ce que les employés appellent affectueusement « Saison des récompenses. »

Plus que 50 programmes de prix parcourir l'université en reconnaissant tout, des contributions discrètes en coulisses aux réalisations reconnues à l'échelle nationale. Au début du printemps, les employés nomment leurs pairs, ce qui leur donne un impact réel sur les campus, les départements et les rôles. Le Prix des employés distingués de l'PACE sont un exemple clair de la façon dont les mises en candidature fonctionnent. Le PACE n'est pas décidé du haut vers le bas. Il est dirigé par des collègues qui voient le travail de près et prennent le temps de l'appeler.

Avant Awardco, la gestion de ces programmes prenait beaucoup d'efforts en coulisse. Les soumissions provenaient de différents sondages et outils, et assembler un tableau complet signifiait tout assembler à la main. Chaque propriétaire de programme a utilisé sa propre méthode, ce qui a rendu les données dispersées et en grande partie intraquables. Même pour les employés qui ont présenté leur candidature, le processus se déroula en dehors des systèmes qu'ils utilisaient déjà tous les jours.

Désormais, les nominations ont lieu à un endroit où les employés connaissent déjà et en qui ils ont confiance, les données provenant directement des systèmes RH d'UVU. La soumission est plus facile. L'examen est plus facile. Et pour la première fois, les données se trouvent au même endroit.

« Nous avons pu tout voir au même endroit... nous n'avions pas besoin de tout assembler manuellement. Cela a rendu les choses tellement plus faciles. »
Brenda Betteridge, gestionnaire du développement des affaires, Utah Valley University

Ce changement a changé la façon dont les candidatures se sentent sur le campus. Ce qui était autrefois un fardeau administratif est maintenant une partie plus visible et plus engageante de la façon dont UVU reconnaît ses employés, et l'une des expressions les plus claires de sa culture en action.

Les résultats

Une culture qui évolure sans perdre de sens

Une fois que la reconnaissance a été plus facile d'accès et plus visible, la participation a augmenté rapidement.

• Augmentation de 47 % de la participation mensuelle à l'observation de carcajous
• La reconnaissance est devenue une habitude plus cohérente à l'échelle du campus
• Les employés sont engagés bien au-delà de leurs équipes immédiates

« Nous avons vu un afflux énorme... nous étions sur un raz-de-marée. Il est maintenant à un niveau durable, mais il est encore beaucoup plus élevé qu'auparavant. »
Maddie Bagley, spécialiste de l'appréciation, personnes et culture, Université de la vallée de l'Utah

Visibilité qui change la façon dont les gens s'engagent

La visibilité n'a pas seulement sensibilisé, elle a changé la façon dont les employés interagissaient avec la reconnaissance. Les surfaces de flux partagées fonctionnent dans d'autres départements et sur d'autres campus, tandis que les alertes par e-mail My Circle permettent une reconnaissance rapprochée des pairs directement dans la boîte de réception en temps réel. La reconnaissance atteint maintenant les employés dans les formats et les rythmes dans lesquels ils travaillent déjà.

« Les alertes par courriel My Circle ont fait une grande différence en aidant les collègues à se sentir plus connectés sur notre campus géant. »
Maddie Bagley, spécialiste de l'appréciation, personnes et culture, Université de la vallée de l'Utah

L'effet se produit à l'interne. Les histoires d'employés sont devenues quelques-unes des contenu le plus performant sur l'intranet d'UVU. Les employés sont attirés par les histoires de leurs collègues — ce sur quoi ils travaillent, l'impact qu'ils ont et les raisons pour lesquelles ils sont célébrés.

« J'adore pouvoir voir le flux complet de toute l'université... avant Awardco, je n'avais aucune idée de ce qui se passait dans les autres départements. Être capable de voir ce qui se passe à l'université aide vraiment à se sentir plus connecté. »
Julia Escobar, adjointe exécutive, Personnes et culture, Utah Valley University

« Auparavant, la reconnaissance n'était connue qu'entre le donneur et le receveur. Maintenant, je me sens beaucoup plus en contact avec mes collègues sur le campus. »
Maddie Bagley, spécialiste de l'appréciation, personnes et culture, Université de la vallée de l'Utah

La reconnaissance n'est plus un moment. C'est un récit continu qui traverse le campus.

Nominations et programmes à grande échelle

UVU gère maintenant un écosystème de récompenses qui serait difficile à maintenir sans un système centralisé. Plus de 50 programmes sont coordonnées et suiviables au sein d'une même plateforme, et la participation aux programmes fondés sur les candidatures a considérablement augmenté. De plus en plus d'histoires font surface, de plus en plus d'employés sont reconnus pour leurs contributions, et le programme évolue à mesure que l'université grandit.

« Avant, nous devions tout reconstituer manuellement. Maintenant, tout est réuni au même endroit, et cela rend le processus de mise en candidature plus logique. »
Brenda Betteridge, gestionnaire du développement des affaires, Utah Valley University

Adoption sur l'ensemble du campus

La reconnaissance est maintenant une expérience partagée entre les rôles et les lieux.

• 95 % du personnel à temps plein connecté
  
• 92 % des professeurs à temps plein connectés
  
• L'engagement couvre plus de 7 000 employés y compris les travailleurs à temps partiel et les travailleurs étudiants

« Cela rassemble tout le monde... vous pouvez voir ce que tout le monde fait, même sur différents campus. »
Brenda Betteridge, gestionnaire du développement des affaires, Utah Valley University

L'adoption du corps professoral n'est pas toujours une donnée dans l'enseignement supérieur, où les horaires d'enseignement et la culture académique peuvent empêcher les professeurs d'être indépendants des initiatives dirigées par les RH. Chez UVU, c'est différent. Luke Dean, qui dirige le programme CFP (Certified Financial Planner) d'UVU, un programme qui a remporté 14 championnats nationaux, est l'un des joueurs de reconnaissance les plus actifs de toute la plateforme. Pour lui, la reconnaissance n'est pas un exercice de RH. C'est ainsi qu'une équipe très performante reste une équipe très performante.

« Tout milieu de travail qui veut avoir une excellente culture doit être excellent pour reconnaître quand les gens font un effort supplémentaire. »
Luke Dean, directeur du programme CFP, Utah Valley University

L'enseignement, comme le décrit Luke, est un travail où vous ne savez souvent pas si vous faites une différence. La reconnaissance ferme cette boucle, tant pour les collègues qu'il appelle que pour les étudiants dont la vie change tranquillement dans les salles de classe du campus.

« Awardco a démocratisé la reconnaissance des employés et fait en sorte que toute personne dans l'entreprise qui vous voit faire un excellent travail puisse vous reconnaître et vous récompenser pour cela. »
Luke Dean, directeur du programme CFP, Utah Valley University

De la reconnaissance à la rétention

Grâce à des données plus propres et à une source unique de vérité, l'équipe de données d'UVU a été en mesure de relier la reconnaissance aux résultats plus larges de la main-d'œuvre. Leur analyse interne permet de suivre des dizaines d'interventions sur le cycle de vie des employés (événements, ateliers, mentorat, formation en leadership, etc.) et les résultats sont frappants : la reconnaissance entre pairs est le facteur le plus influent de la rétention des employés.

En d'autres termes, le « Wolverine Sighting » de tous les jours n'est pas qu'un geste agréable. C'est le signal le plus prédictif pour savoir si un employé reste ou non.

Une approche hybride qui maintient l'humain

Même avec une plateforme centralisée, UVU continue d'investir massivement dans le côté hors ligne de la reconnaissance. Bons physiques pour les films et la nourriture. Paniers-cadeaux pour les événements de la vie grâce à leur Programme de bonne volonté. Déjeuners de remise de prix en personne où les lauréats sont surpris devant leurs pairs. Awardco ne remplace rien de tout cela. Il le coordonne, le fait surface et lui donne l'infrastructure nécessaire pour l'adapter.

« Awardco contribue à amplifier les efforts que nous déployons déjà et à les rendre plus visibles. »
Maddie Bagley, spécialiste de l'appréciation, personnes et culture, Université de la vallée de l'Utah

C'est cet équilibre entre le logiciel et le contact humain qui fait fonctionner le programme d'UVU. La technologie prend soin de la visibilité, de la cohérence et des données. Les gens s'occupent du sens.

« C'est si facile d'exprimer de la gratitude... les gens vont au-delà, et il est important de leur faire savoir que vous le voyez. »
Luke Dean, directeur du programme CFP, Utah Valley University

Obtenez une démo dès aujourd'hui pour voir comment la reconnaissance peut transformer votre propre organisation.