Comment une plateforme de reconnaissance centralisée redonne du temps aux administrateurs

Les administrateurs de programmes de reconnaissance occupent un rôle important. Ils sont responsables de bâtir des programmes qui aident les employés à se sentir valorisés, qui renforcent les comportements les plus importants et qui donnent vie à la culture d'une organisation.

Mais trop souvent, les personnes qui devraient se concentrer sur la stratégie de reconnaissance passent leur temps à gérer le processus.

Elles gèrent des feuilles de calcul. Elles font le suivi des approbations. Elles mettent à jour les données des employés. Elles commandent et distribuent des récompenses. Elles répondent aux questions budgétaires. Elles extraient des rapports. Elles gèrent les nominations. Et elles tentent de relier des programmes de reconnaissance qui se sont développés au sein de différentes équipes, régions et systèmes.

Au cours des deux dernières années chez Awardco, j'ai collaboré avec des organisations dans la conception et l'évolution de leurs stratégies de reconnaissance, et ce défi revient constamment. Les équipes de reconnaissance ont de grandes ambitions pour leurs programmes, mais le travail administratif peut rendre difficile la recherche de temps pour s'y consacrer.

C'est pourquoi je crois qu'une plateforme de reconnaissance devrait faire plus que créer une excellente expérience employé.

Les administrateurs de la reconnaissance devraient consacrer leur temps à améliorer la stratégie, et non à gérer le processus.

Alors, comment la plateforme Awardco peut-elle redonner ce temps?

1. Automatiser la routine

Commencez par le travail qui se répète sans cesse.

Anniversaires. Prix de service. Points de contact lors de l'intégration. Admissibilité des employés. Communications récurrentes.

Individuellement, ces tâches peuvent sembler insignifiantes. Mais lorsque vous les multipliez par des milliers d'employés, de multiples programmes et une année entière, l'effort administratif s'accumule rapidement.

Avant Awardco, la reconnaissance chez Lockton reposait largement sur les courriels et les feuilles de calcul, avec des plaques et des cadeaux livrés physiquement aux employés. Leur vice-présidente adjointe passait des heures chaque mois à gérer une boîte de réception et à livrer des récompenses aux bureaux des employés. Malgré les efforts déployés, des jalons importants pouvaient tout de même être oubliés.

Aujourd'hui, Lockton gère plus de 30 programmes, dont 18 sont automatisés. La reconnaissance des anniversaires et des prix de service est alimentée par leur intégration SIRH, et les messages d'accueil de la direction sont livrés selon l'échéancier. Le résultat est une économie de plus de 30 heures de temps administratif chaque mois.

ClickUp a constaté une opportunité similaire. Leur spécialiste des opérations liées aux personnes, Deanna Tindell, a partagé que les employés reçoivent désormais une reconnaissance en temps opportun le jour de leur anniversaire, accompagnée d'un cadeau, sans que l'équipe n'ait à gérer manuellement le processus. Ce seul changement permet d'économiser au moins 10 heures chaque mois.

Ce que j'aime dans cet exemple, c'est ce qui s'est passé ensuite. ClickUp n'a pas simplement économisé 10 heures. Ils ont réinvesti ce temps dans leur stratégie, en améliorant les prix de service et en introduisant des programmes pour les anniversaires et l'intégration.

C'est là que réside l'opportunité. Automatisez ce qui ne nécessite pas l'expertise de votre équipe afin qu'elle ait plus de temps pour le travail qui l'exige.

2. Simplifier la gestion des programmes

À mesure que les stratégies de reconnaissance se développent, la complexité qui les sous-tend augmente également.

Vous pourriez avoir simultanément des programmes de reconnaissance par les pairs, des programmes pour les gestionnaires, des prix de service, des nominations, des mesures incitatives, de l'intégration et des programmes locaux. Chacun peut s'accompagner de ses propres budgets, approbations, règles d'admissibilité, autorisations, communications et processus.

Sans l'infrastructure appropriée, les administrateurs peuvent rapidement devenir le pivot qui doit tout coordonner.

McCormick & Company en a fait l'expérience à l'échelle mondiale. Avant son partenariat avec Awardco, plus de 100 programmes de reconnaissance avaient été mis en place à travers le monde pour ses 14 000 employés. Les programmes variaient selon les régions, exigeaient une administration importante et certains cycles de reconnaissance prenaient jusqu'à 24 heures à compléter.

En regroupant ces programmes sur une seule plateforme, que McCormick appelle Bravo, l'organisation a créé un cadre mondial cohérent tout en conservant la flexibilité nécessaire à une personnalisation locale.

Je crois que cette distinction est importante : la flexibilité ne doit pas nécessairement signifier la fragmentation.

Grâce à une approche plus consolidée, McCormick économise désormais plus de 1 200 heures administratives chaque année tout en continuant de gérer plus de 100 programmes partout dans le monde.

Lockton applique le même principe aux nominations. Leurs prix annuels « State of the Companies » acceptent les nominations tout au long de l'année directement sur la plateforme. Plutôt que de gérer les soumissions par courriel, dans des fichiers et des feuilles de calcul, le processus est centralisé au même endroit.

L'objectif n'est pas nécessairement d'avoir moins de programmes de reconnaissance. Il s'agit de rendre ces programmes plus faciles à gérer à mesure que votre stratégie se développe.

3. Rationaliser la gestion des récompenses

Les récompenses peuvent créer certains des moments de reconnaissance les plus significatifs pour les employés. Elles peuvent également générer une charge de travail considérable en coulisses.

Quelqu'un doit gérer les options de récompenses, les achats, l'inventaire, la distribution, la livraison mondiale, les implications fiscales, la production de rapports de paie et le rapprochement.

Une grande partie de ce travail est invisible pour les employés, mais les équipes des RH, des finances et de la paie savent exactement combien de temps cela peut exiger. Et si vous avez déjà été la personne responsable du placard à cadeaux, vous savez exactement ce que je veux dire. Des boîtes de marchandises achetées en gros, des cartes-cadeaux suivies dans des feuilles de calcul, des récompenses stockées et distribuées à la main. Tout cela s'accumule.

Le bon modèle de récompenses peut alléger une grande partie de ce fardeau administratif pour votre équipe tout en offrant plus de choix aux employés.

Lockton, par exemple, a remplacé les cartes-cadeaux par des AwardCodes, des cartes de reconnaissance physiques, personnalisables et traçables munies de codes QR pour l'échange de points, offrant aux employés plus de choix dans l'utilisation de leurs récompenses. Cela simplifie également l'administration pour leur équipe des RH en conservant les budgets et le suivi directement dans la plateforme.

Ils ont également constaté un avantage important en matière de conformité. Leur vice-président adjoint du talent et de l'engagement a décrit Awardco non seulement comme un outil de reconnaissance, mais comme une solution d'atténuation des risques, car les équipes de la fiscalité et de la paie peuvent suivre et déclarer les cadeaux avec précision. Les processus qui nécessitaient auparavant un effort manuel important lors des audits fiscaux peuvent désormais être pris en charge par des désignations de cadeaux et des rapports automatisés.

Lorsque nous parlons d'améliorer l'expérience de reconnaissance, nous nous concentrons naturellement sur l'employé. Mais nous devrions également réfléchir à la facilité avec laquelle les administrateurs peuvent offrir cette expérience.

4. Accélérer les perspectives

C'est peut-être l'opportunité la plus importante, car c'est là que le temps administratif commence à se transformer en temps stratégique.

Je crois que la mesure devient plus utile lorsqu'elle va au-delà du simple rapport d'activité. L'objectif est de comprendre ce qui se passe dans votre programme, qui participe, qui manque à l'appel et où vous avez une opportunité de vous améliorer.

Lorsque les rapports sont manuels, obtenir ces réponses peut devenir un projet en soi. Les équipes passent du temps à extraire des données, à combiner des feuilles de calcul, à créer des rapports et à préparer l'information pour les dirigeants.

Lorsque ces informations sont facilement accessibles, les équipes peuvent consacrer plus de temps à décider des mesures à prendre.

ClickUp, par exemple, a constaté grâce à ses rapports que l'activité de reconnaissance avait tendance à atteindre un sommet à la fin de chaque mois. Au lieu de simplement signaler cette tendance, l'équipe a agi en conséquence. Elle a mis en place des rappels automatisés au milieu du mois pour encourager une reconnaissance plus constante. Une meilleure visibilité budgétaire les a également aidés à prendre des décisions concernant l'augmentation des budgets et l'ajout de centres de coûts.

McCormick dispose désormais de tableaux de bord qui offrent une visibilité sur le volume de reconnaissance, les valeurs de l'entreprise, la participation par région, l'engagement et la rétention. Cela donne aux dirigeants une image plus complète de la façon dont la reconnaissance se manifeste dans l'ensemble de l'organisation.

C'est le changement que je souhaite voir adopter par les équipes responsables de la reconnaissance.

Passer de « Que s'est-il passé ? » à « Qu'apprenons-nous et que devrions-nous faire ensuite ? »

Le véritable rendement ne se limite pas aux heures économisées

Le gain de temps à lui seul est significatif. Après être passée à la plateforme Awardco :

Mais je dirais que les heures économisées ne sont qu'un point de départ.

La question la plus importante est : que pourrait faire votre équipe de ce temps ?

• Pourriez-vous repenser un programme de reconnaissance des années de service qui n'a pas évolué depuis des années ? Pourriez-vous aider les gestionnaires à comprendre ce qu'est une reconnaissance efficace ? Pourriez-vous mieux comprendre pourquoi certains groupes d'employés reçoivent moins de reconnaissance ? Pourriez-vous élaborer une stratégie plus solide pour atteindre les employés de première ligne ? Pourriez-vous consacrer plus de temps à l'analyse de vos données, à l'écoute des employés, au test de nouvelles approches et à la présentation d'un argumentaire plus convaincant à la direction ?

Ce sont ces activités qui font progresser une stratégie de reconnaissance.

Réflexions finales

La technologie ne devrait pas supprimer l'élément humain de la reconnaissance. Elle devrait donner aux gens plus de temps pour s'y consacrer.

Il y aura toujours une part administrative dans la gestion d'un programme de reconnaissance. Mais plus nous parvenons à automatiser les tâches routinières, à simplifier la gestion du programme, à rationaliser les récompenses et à accélérer l'obtention d'informations, plus les équipes de reconnaissance ont la capacité de se concentrer sur le travail qui nécessite leur expertise.

Lorsque nous leur redonnons ce temps, l'occasion ne consiste pas simplement à gérer la reconnaissance plus efficacement. Il s'agit de bâtir une meilleure stratégie de reconnaissance.

Un message d'Awardco

Awardco est conçu pour redonner du temps aux administrateurs. De 10 à 100 000 employés, découvrez comment Awardco vous aide à :

• Automatiser les jalons, les prix de service et les communications récurrentes; Gérer les budgets, les approbations et les nominations au même endroit; Offrir des récompenses localisées à l'échelle mondiale, avec suivi intégré des taxes et de la paie; Recueillir des données sur la reconnaissance et agir grâce à des analyses détaillées.

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