La célébration des années de service d’un employé doit être personnelle et significative, et ne pas donner l’impression d’être une tâche administrative de plus pour votre équipe des ressources humaines.

Qu’est-ce qu’un programme de reconnaissance des années de service en entreprise ?

Les prix pour les années de service ont bien changé. Dans l'ancien modèle, les RH devaient exporter manuellement un rapport d'ancienneté, contacter un fournisseur traditionnel, commander un cadeau prédéterminé, puis répéter l'opération indéfiniment.

Un programme d'ancienneté moderne pour entreprise utilise les données d'ancienneté de votre SIRH pour souligner automatiquement les anniversaires de service, guider les employés à travers une expérience de récompense approuvée et personnalisée, et donner aux gestionnaires ainsi qu'aux pairs l'occasion d'ajouter leurs propres messages attentionnés. De plus, la reconnaissance entre collègues maintient l'appréciation bien vivante entre chaque grand jalon.

Aux États-Unis, les prix d'ancienneté admissibles peuvent être exclus du salaire d'un employé lorsque le prix et le programme respectent les exigences fiscales de l'IRS, notamment les règles relatives aux biens personnels corporels, à une présentation significative, au calendrier, à un plan écrit, à la non-discrimination et aux plafonds financiers.

Comme les détails peuvent varier selon le personnel et le lieu, vos équipes de fiscalité, de paie, de finance et de services juridiques doivent valider la conception pour chaque groupe et chaque juridiction avant le lancement du programme.

Comment l’article 274 de l’IRS s’applique aux prix pour années de service

Comment l’article 274 de l’IRS s’applique-t-il aux prix pour années de service ?

En vertu de l'article 274(j) de l'IRS, les employeurs américains peuvent déduire le coût des prix d'ancienneté, et les employés peuvent exclure la valeur de ces récompenses de leur revenu brut, pourvu que le programme et le prix de l'employeur respectent les exigences applicables.

Si un prix ne répond pas aux critères de l’article 274(j), il perd son avantage fiscal et est traité comme un salaire imposable.

Un prix devrait :

• Récompenser les années de service ou la sécurité au travail
• Être généralement un bien personnel tangible (comme des plaques, des bijoux, des montres ou des cadeaux physiques provenant d’un catalogue désigné), et non de l’argent, des équivalents d’argent (p. ex., des cartes-cadeaux ou des cartes Visa prépayées, peu importe leur valeur), des actions, des obligations, des billets, des repas, des voyages, des titres ou des coupons échangeables contre de l’argent ou des équivalents d’argent
• Être remis dans le cadre d’une présentation officielle ou significative (comme une cérémonie d’équipe, un banquet annuel ou un événement de reconnaissance)
• Ne pas être déguisé en rémunération
• Ne pas être remis avant cinq ans de service, ni plus souvent qu’une fois tous les cinq ans (pour les prix liés aux années de service)
• Faire partie d’un régime de reconnaissance des employés qualifié ou non qualifié
• Être plafonné à 1 600 $ (régime qualifié) ou 400 $ (régime non qualifié) selon les seuils statutaires actuels des directives de l’IRS; tout montant excédant ces plafonds est considéré comme un revenu imposable pour l’employé et n’est pas déductible pour l’employeur

Prix dans le cadre de régimes qualifiés et non qualifiés

Quelle est la différence entre les limites de 400 $ et de 1 600 $ pour les prix de service ?

Les récompenses prévues par un régime admissible sont accordées dans le cadre d'un programme écrit établi qui ne favorise pas les employés hautement rémunérés, c'est-à-dire ceux qui gagnent plus de 160 000 $ ou qui détiennent 5 % des parts de l'entreprise. La limite actuelle de déduction pour l'employeur est de 1 600 $ par employé par année.

Les récompenses accordées dans le cadre d'un régime non admissible relèvent d'un programme informel ou non écrit, et la limite actuelle de déduction pour l'employeur est de 400 $ par employé par année.

Sans régime qualifié, vous êtes limité à l’exclusion de 400 $ pour les régimes non qualifiés. Vous perdez la valeur supplémentaire offerte par la limite de 1 600 $ du régime qualifié.

Vous trouverez plus de précisions sur les limites d'exclusion de 400 $ et de 1 600 $ dans la publication 15-B de l'IRS.

Comment structurer un programme conforme aux règles fiscales

Cet article est fourni à des fins éducatives seulement et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal (vous devrez consulter vos spécialistes internes à ce sujet). Nous pouvons toutefois vous offrir un cadre pour créer un programme de reconnaissance conforme aux règles fiscales.

La planification vous aide à célébrer les jalons de vos employés tout en gardant un œil sur les implications fiscales. Suivez ces étapes avec les équipes concernées avant de lancer votre programme :

1. ‍Choisissez les jalons que vous célébrerez dans votre programme de reconnaissance et documentez clairement la politique.‍
2. Mettez votre plan par écrit. Examinez les exigences de non-discrimination, y compris les règles visant à ne pas favoriser les employés hautement rémunérés.‍
3. Décidez du type de récompense, de la façon dont elle sera remise, de la fréquence de remise des prix et des groupes d’employés admissibles.‍
4. Séparez les prix de service des primes imposables remises sur-le-champ, des récompenses en argent, des équivalents d’argent et des autres programmes.‍
5. Convenez de la façon dont vous suivrez les coûts et les valeurs, et conservez des dossiers sur la valeur marchande de chaque récompense, le coût pour votre entreprise et le total annuel des prix.‍
6. Confirmez comment les informations sur les prix seront communiquées au service de la paie et comment elles seront incluses dans les rapports de fin d’année.‍
7. Demandez à vos spécialistes en fiscalité, paie, finance et services juridiques de vérifier votre plan et d’approuver la conception avant le lancement.‍
8. Vérifiez les changements. Examinez les implications fiscales chaque fois que vous modifiez le catalogue, le type de récompense, le pays, le groupe d’employés ou les règles du programme.

Comment fonctionnent les prix de service automatisés à l’échelle de l’entreprise

Les prix de service peuvent-ils être déclenchés automatiquement à partir des données d’ancienneté du SIRH ?

À l'échelle de l'entreprise, une plateforme automatisée de prix de reconnaissance comme Awardco fait le suivi des anniversaires de service, envoie des rappels, gère la logistique, distribue les points et remet les récompenses. 

Voici comment cela fonctionne :

1. Votre système SIRH partage les détails des informations sur les employés avec le système du programme de reconnaissance.
2. Le système de reconnaissance applique les règles relatives aux jalons (p. ex., anniversaire de cinq ans) et identifie les employés admissibles.
3. Le système de reconnaissance déclenche automatiquement la reconnaissance des employés et les récompenses configurées, sans que les RH aient à intervenir manuellement pour chaque cas.
4. La personne appropriée (gestionnaire, employé ou administrateur) facilite l’approbation et l’échange de la récompense.
5. Les rapports indiquent si les récompenses ont été remises, réclamées ou échangées, conformément aux directives budgétaires et d’audit prescrites.
   

Que se passe-t-il lorsqu'une étape importante est franchie en cours de cycle ?

Que se passe-t-il lorsqu'un employé atteint une étape de service entre deux cycles de programme ?

Certaines organisations utilisent des cycles de récompense, par exemple trimestriels, semestriels ou annuels. De nombreux employés atteignent leur anniversaire de service au milieu de ces cycles.

Par exemple, un employé atteint son cinquième anniversaire de service le 18 juin, soit au milieu de l'année. Cette date déclencheuse nécessite une règle documentée, une fenêtre de traitement définie, un calendrier de communication et une procédure pour les exceptions.

Votre équipe de mise en œuvre du programme doit définir :

• Si l'admissibilité est évaluée quotidiennement, par lot planifié ou selon une autre fréquence
• Si les récompenses sont accordées à la date anniversaire ou lors du prochain cycle du programme
• Comment sont traitées les données RH tardives, les dates de service corrigées, les réembauches, les transferts, les congés, les acquisitions et les départs
• Si les étapes manquées peuvent être compensées rétroactivement
• Qui approuve les exceptions
• Comment sont gérés les fuseaux horaires locaux, les devises, les langues et les communications aux employés
• Comment le programme évite les récompenses en double lorsque les données changent ou qu'un employé franchit un seuil en cours de cycle

Allez au-delà de la récompense de service unique pour tous

Une récompense de service est l'occasion de dire un « merci » sincère. Vous pouvez opter pour la simplicité avec une récompense fixe, laisser les gestionnaires choisir la récompense ou offrir le choix aux employés.

Voici comment fonctionne chaque modèle de récompense :

Comment les grandes entreprises peuvent-elles personnaliser les récompenses de service sans alourdir la charge de travail des RH ?

Vous n'êtes pas obligé de choisir une seule approche. Vous pouvez les combiner pour répondre aux besoins de différents jalons, pays, groupes d'employés, budgets ou objectifs de programme. Personnalisation ne signifie pas illimité : des catalogues approuvés, des points ou des plafonds de dépenses, des récompenses disponibles localement et des règles claires peuvent offrir du choix à vos employés tout en gardant le programme facile à gérer pour l'administration.

Un détail important à garder à l'esprit : comme nous l'avons vu plus haut, le traitement fiscal dépend de la récompense elle-même et de la configuration de votre programme. Les articles de catalogue, les points, les cartes-cadeaux et les expériences ne bénéficient pas automatiquement du même traitement fiscal que les cadeaux tangibles répondant aux critères fiscaux pertinents.

Pourquoi les anniversaires de service ne devraient pas être le seul moment de reconnaissance

La reconnaissance par les pairs peut-elle compléter les récompenses d'anniversaire de service ?

Un anniversaire de service est une excellente occasion de dire merci, mais la reconnaissance n'a pas à attendre un jalon officiel. Des messages personnalisés de la part des gestionnaires et des remerciements quotidiens entre pairs intègrent la reconnaissance au quotidien et améliorent l'expérience employé.

Voici comment ces moments de reconnaissance s'articulent :

• Un anniversaire de service offre à tous un moment significatif pour célébrer le temps passé par une personne au sein de l'organisation
• Un message personnel d'un gestionnaire est une attention délicate qui souligne la contribution de l'employé
• Les remerciements des collègues permettent de maintenir la reconnaissance entre les jalons
• Partager la reconnaissance là où d'autres peuvent la voir les encourage à dire merci à leur tour.

Ensemble, ces moments offrent plus d'occasions de témoigner de la reconnaissance qu'une récompense tous les cinq ans.

Un calendrier pratique pour la mise en œuvre d'un programme de récompenses de service en entreprise

La mise en place d'un programme de récompenses de service est plus simple lorsque vous procédez étape par étape. Notre guide ci-dessous indique les points à traiter, les responsables de chaque tâche et ce qui doit être prêt avant de passer à l'étape suivante. Convenez du calendrier avec votre équipe de mise en œuvre.

Combien de temps faut-il pour migrer depuis un programme de récompenses de service manuel ?

Que doivent valider les services de la paie et des finances avant le lancement ?

Vous passez d'un processus manuel ou d'un programme géré par un fournisseur ?

Si vous effectuez la transition, voici quelques étapes à suivre durant le changement pour assurer le bon déroulement des opérations :

• Vérifiez les dates de service antérieures avant d'importer les dossiers des employés
• Convenez si les primes déjà en cours de traitement seront maintenues, remplacées ou enregistrées séparément
• Vérifiez les dossiers d'anniversaire pour détecter les doublons ou les informations manquantes avant de les importer.
• Informez les employés de ce qui changera et de ce qui restera inchangé
• Fixez une date précise pour la transition et désignez la personne responsable de gérer les exceptions
• Exécutez les anciens et les nouveaux processus simultanément uniquement si des mesures de protection empêchent les primes en double
• Conservez les anciens rapports pour pouvoir répondre aux questions liées aux impôts, à la paie, aux finances et au soutien aux employés

Comment Awardco prend-elle en charge l'automatisation des primes d'ancienneté ?

Awardco facilite les prix d'ancienneté automatisés en simplifiant l'ensemble du processus de reconnaissance des étapes de carrière grâce à l'intégration au SIRH, à des déclencheurs automatisés, à des récompenses personnalisables et à une distribution multicanale auprès de vos employés.